Per la gestione dell’archivio corrente, tipicamente fatture attive o passive, offriamo diverse soluzioni, in funzione della tipologia dei documenti da trattare e delle vostre specifiche esigenze (di seguito alcuni esempi).
1. Mensilmente ci inviate i documenti informatici da elaborare.
› Acquisiamo e carichiamo i file
› Indicizziamo i documenti, con specifico estrattore del contenuto testuale dei documenti o manualmente, se necessario.
› Procediamo alla conservazione sostitutiva dei documenti.
2. Mensilmente ci inviate i documenti informatici da elaborare (– procedura standard).
› Acquisiamo e carichiamo i file.
› Indicizziamo i documenti, con specifico estrattore del contenuto testuale dei documenti o manualmente, se necessario.
› Archiviamo i documenti in modo incrementale.
› Esponiamo i documenti su server web (di norma teniamo in linea i documenti degli ultimi 3 anni).
› Gestiamo le chiavi di accesso per la consultazione dei documenti da web browser.
› Procediamo alla conservazione sostitutiva dei documenti.
3. Mensilmente la vostra contabilità o il vostro commercialista provvedono alla scansione dei documenti cartacei, utilizzando la nostra procedura e ci inviano i documenti informatici da elaborare, unitamente all’apposito file di appoggio (– procedura standard).
› Acquisiamo e carichiamo i file.
› Leggiamo digitalmente il contenuto dell’etichetta con codice a barre apposta sui documenti in fase di registrazione.
› Indicizziamo i documenti, con l’ausilio del file di appoggio fornitoci.
› Archiviamo i documenti in modo incrementale.
› Esponiamo i documenti su server web (di norma teniamo in linea i documenti degli ultimi 3 anni).
› Gestiamo le chiavi di accesso per la consultazione dei documenti da web browser.
› Procediamo alla conservazione sostitutiva dei documenti.
4. Periodicamente preleviamo i vostri documenti aziendali, li digitalizziamo in tempi compatibili con le vostre esigenze operative, li archiviamo, li indicizziamo e rendiamo disponibile un archivio digitale dinamico in rete, consultabile via internet.
5. Vi forniamo il nostro programma Zc-PDF_Filer_Tool.
› Provvedete in autonomia all’indicizzazione e archiviazione dei documenti sul vostro server.
› Periodicamente ci inviate i documenti indicizzati.
› Estraiamo tutti i campi indice incorporati nei documenti stessi.
› Procediamo alla conservazione sostitutiva dei documenti archiviati.