Servizio Gestione Archivio Storico

Con il minimo coinvolgimento delle strutture aziendali l’archivio fisico è sostituito con uno digitale, ottenendo immediatamente i benefici dell’archiviazione digitale in termini di rintracciabilità dei documenti e recupero degli spazi.
Il servizio offerto cambia in funzione del tipo, di archivio e dei documenti da trattare, nonché dello scopo dell’archivio digitale.
Documenti contabili come fatture attive o passive devono essere indicizzati in uno specifico modo, se si pensa alla loro successiva conservazione sostitutiva.
I documenti delle pratiche di uno studio legale saranno invece indicizzati seguendo le procedure utilizzate abitualmente dallo studio per la catalogazione dei propri clienti e le parti dei diversi procedimenti.
Prima di procedere alla dematerializzazione dell’archivio storico, di norma, procediamo a un sopralluogo, per verificare lo stato effettivo in cui si trovano i documenti e confermare la possibilità di eseguire l’operazione (di seguito alcuni esempi).

1. Preleviamo dai vostri uffici, o ci inviate i documenti contabili del vostro archivio storico.

Eliminiamo eventuali punti di cucitura.

› Dematerializziamo i documenti per scansione.

› Archiviamo e indicizziamo i documenti

› Eseguiamo la Conservazione Sostitutiva dei documenti archiviati.

› Al termine del processo di Conservazione Sostitutiva, provvediamo alla distruzione dei documenti cartacei.

2. Preleviamo dai vostri uffici, o ci inviate i raccoglitori dei documenti dell’archivio storico da dematerializzare.

Scansioniamo i documenti di ogni raccoglitore e creiamo un unico documento Pdf per ogni raccoglitore, cui assegniamo come nome quanto riportato sul dorso del raccoglitore.

› Eventualmente eseguiamo la procedura di OCR (Optiica Character Recognition) sui documenti Pdf prodotti, in modo da renderne accessibile e ricercabile il contenuto.

› Riversiamo l’archivio creato su CD/DVD o altro dispositivo di memorizzazione e ve lo consegniamo, rendendovi anche tutti i raccoglitori, così come ce li avete consegnati (avrete un archivio digitale identico a quello cartaceo).

› A richiesta, vi forniamo la nostra soluzione Search, che vi consente di ricercare i documenti di interesse sulla base del loro contenuto testuale (è possibile ricercare una parola, un frase, un insieme di parole, eseguire una ricerca booleana de molto altro ancora).

3. Preleviamo dai vostri uffici, o ci inviate tutti i faldoni dell’archivio storico delle vostre cause.

› Organizziamo l’archivio, eliminando eventuali punti di cucitura, nastro adesivo, legature ecc.

Normalizziamo i documenti, suddividendo gli atti per: documenti nostri, documenti controparte, CTU, decreti del Giudice ecc..

Scansioniamo i documenti di ogni raccoglitore e creiamo un unico documento Pdf per ogni raccoglitore, cui assegniamo come nome quanto riportato sul dorso del raccoglitore.

Eventualmente eseguiamo la procedura di OCR (Optiica Character Recognition) sui documenti Pdf prodotti, in modo da renderne accessibile e ricercabile il contenuto.

Riversiamo l’archivio creato su CD/DVD o altro dispositivo di memorizzazione e ve lo consegniamo, rendendovi anche tutti i raccoglitori, così come ce li avete consegnati (avrete un archivio digitale identico a quello cartaceo.

 
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