Info gestione Fattura PA Professionisti

Di seguito sono riportati i Dettagli gestione Fattura PA e il Processo gestione Fatture PA, da considerare per il corretto svolgimento del servizio.

Dettagli gestione Fattura PA

  1. Archiviazione delle Fatture PA
  2. Emissione delle fatture
  3. Numerazione delle fatture
  4. Informazioni da riportare in fattura
  5. Allegati da fornire assieme alla fattura
  6. Invio delle fatture

1. Archiviazione delle Fatture PA

La Fattura PA è una fattura in formato Xml, firmata digitalmente per garantirne l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto.
Trattandosi di fattura elettronica è esclusa la possibilità di stamparla e archiviarla in forma cartacea.
Infatti l’emissione delle fatture PA comporta l’obbligo di procedere alla cosiddetta conservazione sostitutiva delle stesse.
Come parte del Servizio gestione FatturaPA, al termine di ogni anno fiscale, ZEROcarta procede alla conservazione sostitutiva delle fatture amesse.

2. Emissione delle Fatture

Prima di emettere fattura verificare se nel documento di ordine, incarico ecc. l’ente ha indicato il codice CIG (Codice Identificativo di Gara) o il codice CUP (Codice Unici di Progetto). Questi codici devono essere riportati nella fattura elettronica, pena il rigetto della fattura.

3. Numerazione delle Fatture

In genere vengono emesse contemporaneamente sia fatture PA che fatture tradizionali.
Le prime portate in conservazione sostitutiva, come d’obbligo e le seconde conservate in forma cartacea.
La norma sulla conservazione sostitutiva prevede che vengano portare in conservazione tutte le fatture emesse nell’anno, senza soluzione di continuità.
Se si vuole evitare di dover portare in conservazione sostitutiva tutte le fatture emesse nell’esercizio è opportuno prevedere un sezionale diverso per le fatture PA.
Semplicemente, se le fatture tradizionali hanno per esempio numerazione 01-2017, 02-2017 ecc., alle fatture PA potrebbe essere assegnata la numerazione 01PA-2017, 02PA-2017 (come concordato con il commercialista).

4. Informazioni da riportare in fattura

Di seguito l’elenco dei dati da riportare in fattura:

  • Data fattura.
  • Numero fattura.
  • Codice univoco dell’ente destinatario della fattura (codice a 6 posizioni composto da numeri e/o lettere maiuscole)
    • Il codice univoco da riportare in fattura deve essere comunicato dall’ente stesso perchè ai vari dipartimenti dell’ente sono assegnati codici diversi.
    • È possibile anche consultare l’indice delle Pubbliche Amministrazioni per identificare il codice univoco attraverso un servizio della sezione “sistemi di ricerca avanzata”
  • Nome, filiale e indirizzo del proprio istituti bancario
  • Codice IBAN del proprio conto corrente

Riguardo agli importi indicati in fattura va notato che:

  • Dal 1 luglio 2017 è in vigore, anche per le fatture con ritenuta di acconto, il sitema di liquidazione dell’IVA denominato scissione dei pagamenti o split payment. In pratica l’ente pagherà l’importo totale della fattura, dedotta la ritenuta di acconto e dedotto anche l’importo dell’IVA.
  • In fase di controllo telematico delle fatture elettroniche il Sistema di Interscambio accetta uno scostamento massimo di 1 centesimo sugli importi calcolati. Talvolta vengono esposti in fattura importi non arrotondati correttamente, che poi generano il rigetto da parte del Sistema di Interscambio. Da QUI è possibile scaricare un piccolo file Excel con cui calcolare i vari importi.

5. Allegati da fornire assieme alla fsttura:

Pur essendo la fattura Xml un documento di solo testo è possibile inglobare degli allegati come ad esempio la fattura standard in formato Pdf.
L’ente destinatario potrà quindi estrarre dalla fattura ricevuta gli allegati inviati, rigenerando i documenti in forma identica a quella tramessa.
Verificare se in fattura deve essere indicato il codice CIG (Codice Identificativo di Gara) o codice CUP (Codice Unico di Progetto). Questi codici sono indicati dall’ente nell’ordine di acquisto o documento analogo. Copia dell’ordine o documento similare dell’ente ci deve sempre essere trasmesso assieme alla vostra fattura standard.

6. Invio delle Fatture:

Tutte le fatture standard e i relativi allegati, di cui creare fattura elettronica, ci devono essere inviate via email. Avendo cura di innviare messaggi separati per ogni fattura e indicando nell’oggetto della mail il riferimento della fattura.

Processo gestione Fattura PA

  1. Invio delle fatture standard
  2. Creazione della fattura Xml
  3. Firma della fattura Xml
  4. Invio delle fatture elettroniche
  5. Da sapere

1. Invio delle fatture standard

Le fatture standard in formato Pdf, Word o Xml, devono esserci inviate via mail, avendo cura di inviare una mail separta per ogni fattura.
L’intestazione della mail deve riportare il riferimento alla fattura inviata.
Assieme alla fattura standard deve esserci trasmessa anche copia dell’ordine o documento similare, ricevuto dall’ente.

2. Creazione delle fatture Xml

Ricevuta la fattura standard provvediamo a creare la vostra fattura Xml, assegnandole anche il cosiddetto numero progressivo, composto da una stringa di cinque numeri e/o lettere maiuscole/minuscole. La specifica della FatturaPA prevede che il nome della fattura Xml sia composto da “C.F. del trasmittente” seguito dal simbilo “_” seguito dal numero progressivo. Quindi le fattuea Xml che generiamo  avranno nome 05999100968_12ABC.xml, 05999100968_CDE00.xml (05999100968 = C.F. ZEROcarta)

3. Firma delle fatture Xml

La norma prevede che alle fatture Xml venga apposta la firma elettronica qualificata di colui che le emette, per trasformarle in fatture elettroniche.
Questa operazione può avvenire in uno dei seguenti due modi

  1. Firmate la nostra lettera standard di affidamento e quindi apponiamo la nostra firma digitale qualificata
  2. Vi inviamo il file Xml, voi lo firmate e ci restituite il file firmato xl..p7m.

4. Invio delle fatture elettroniche

Generate le fatture elettroniche provvediamo ad inviarle all’ente per tramite del Sistema di Interscambio e ne seguiamo il processo di approvazione.
Ricevute le fatture elettronica l’ente può approvarle, rigettarle o non fare nulla.
In questo ultimo caso, trascorsi 15 giorni dall’invio, il sistema genera automaticamente una nota di Decorrenza Ternini (in pratica la fattura si considera accettata).
Negli altri casi il sistema genera una nota di Esito Positivo/Negativo.

5. Da sapere

Il Sistema di Interscambio rigetta immediatamente le fatture che hanno nome identico ad una fattura già gestita, anche se magari non trasmessa all’ente.
Una fattura rigettata deve essere corretta e poi generata nuovamente con un progressivo diverso, prima di poter essere inviata nuovamente.
Una fattura ricevuta dall’ente e rigettata, non viene registrata dall’ente. Potrà pertanto essere riemessa con stessa data e numero ma trasmessa con progressivo diverso.

 
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