Info conservazione messaggi PEC

Articolo Agenda Digitale 29 set 2016 – di Marta Gaia Castellan (estratto paziale dell’articolo)

Ultimamente, la conservazione dei messaggi di Posta Elettronica Certificata è un tema sempre più dibattuto.

Eppure che i messaggi PEC, in quanto documenti informatici, debbano essere conservati non è affatto un elemento di novità. Se ricordiamo, infatti, già il testo originario del CAD, decreto legislativo n.82 del 2005, all’articolo 43, andava a stabilire che i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate secondo le Regole Tecniche (DPCM del 3 dicembre 2013 per la conservazione). Concetto che permane anche nel recentissimo novellato CAD, in vigore dal 14 settembre.

Purtroppo è ancora molto diffusa la pessima pratica di stampare tutto quello che è contenuto all’interno di un messaggio PEC, invece di provvedere alla sua conservazione a norma.

Vi è poi una certa confusione su quello che si intende per ‘conservazione delle PEC’. La PEC non è una tipologia documentale come ad es. i contratti, le fatture, le determinazioni, ma è un mezzo di trasporto di documenti (che possono essere i più svariati), da qui la difficoltà di regolamentare la corrispondenza con norme generali. Occorre innanzitutto distinguere tra quella che è la busta .eml, firmata con firma elettronica qualificata dal gestore, le ricevute di avvenuta accettazione e consegna, che possono essere sintetiche o complete (la ricevuta completa contiene il messaggio originale e gli allegati) e che di fatto sono documenti originali informatici. Altra cosa è invece il vero e proprio allegato contenuto nella busta (contratto, fattura, invito a un evento, ecc..).

Il problema è che non si possono fare discorsi di carattere generale, perché non essendo una tipologia documentale a sé, l’esigenza di conservarla o meno dipende dai documenti che contiene e dal loro contesto.

Se ricevo tramite PEC un documento d’offerta, non ho dubbi sull’esigenza di conservarlo, ma posso ritenere non necessario conservare busta e ricevute. Se ricevo invece dei documenti inerenti a un bando di gara in cui la data/ora di spedizione sono fondamentali, la mia esigenza è quella di conservare tutto, comprese le buste e le ricevute (così come nel cartaceo conservavo busta e ricevuta delle raccomandate). Se ricevo, infine, pubblicità non richiesta, non è necessario che io la conservi.

Occorre, dunque, verificare caso per caso la rilevanza fiscale o legale della corrispondenza ricevuta e inviata tramite PEC, oppure, per non sbagliare, attivare il servizio di conservazione, così da avere la certezza del mantenimento di leggibilità, integrità, autenticità e sicurezza di tutta la corrispondenza PEC. Aderendo così alla normativa di riferimento e rispondendo, in modo estremamente semplice, a un’esigenza che altrimenti rischia di essere difficile da gestire.

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