1 - Chi è autorizzato ad apporre la firma digitale sui documenti da conservare?

Di norma è il responsabile della conservazione sostitutiva che però ha la facoltà di delegare altre persone con comprovata competenza ed esperienza

2 - II responsabile della conservazione sostitutiva può essere una persona esterna all'azienda?

Si, deve comunque avere i requisiti necessari (competenze ed esperienza)

3 - Il responsabile della conservazione sostitutiva può essere anche una persona giuridica?

Si, tenendo presente che il certificato di firma digitale è comunque riferito ad una persona fisica.

4 - La conservazione sostitutiva può essere affidata a terzi?

E’ prevista la possibilità di operare in outsourcing sia per delega del responsabile interno all’azienda a un soggetto esterno, sia nominando un terzo come responsabile ed esecutore del processo di conservazione sostitutiva

5 - Il manuale del responsabile della conservazione è obbligatorio?

No, ma è fortemente consigliabile redigerlo, sia per motivi operativi sia per opporsi ad eventuali contestazioni

6 - In caso di outsourcing la responsabilità della conservazione può ricadere sull'outsourcer?

Nei confronti dell’autorità il responsabile è sempre dell’azienda che al limite potrà rivalersi su chi svolge il processo operativo

7 - Qual è la modalità di comunicazione dell'impronta dell'archivio all'Agenzia delle entrate?

Fino ad ora non sono ancora state comunicate le specifiche tecniche per effettuare la trasmissione, pertanto al momento il contribuente non e tenuto ad effettuare la comunicazione

8 - Come si assolve l'imposta di bollo per i documenti informatici?

L’imposta è calcolata nella misura di un bollo ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse per i documenti informatici. L’interessato presenta all’Ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente l’indicazione del numero presuntivo degli atti, dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l’anno, nonché l’importo e gli estremi dell’avvenuto pagamento dell’imposta. Entro il mese di gennaio dell’anno successivo l’interessato presenta all’Ufficio delle entrate una comunicazione contenente l’indicazione del numero dei documenti informatici, distinti per tipologia, formati nell’anno precedente e gli estremi del versamento dell’eventuale differenza dell’imposta

9 - Cosa si intende per ordine cronologico delle fatture?

Per le fatture attive la data di emissione, per le fatture ricevute la data di ricevimento

10 - La fattura in formato PDF inviata al cliente è una fattura elettronica?

No, è un documento analogico che il cliente deve obbligatoriamente stampare su carta

11 - Lo spool di stampa può essere considerato un documento informatico?

No, infatti può contenere macroistruzioni, non ha sottoscrizione digitale né riferimento temporale

12 - Quali sono le caratteristiche dì una fattura elettronica?

La fattura elettronica deve essere un documento statico, non modificabile, firmata digitalmente e deve avere il riferimento temporale

13 - La cadenza quindicinale per la conservazione delle fatture elettroniche attive da quando decorre?

Dalla data di emissione

14 - La cadenza quindicinale per la conservazione delle fatture elettroniche passive da quando decorre?

Dalla data di ricevimento

15 - E' possibile ridurre la cadenza quindicinale?

Si, anzi diventa necessario in caso di ispezioni nel per i documenti che non sono ancora stati sottoposti a conservazione e di cui non esiste la copia cartacea

16 - Qual è la cadenza per la conservazione dei documenti cartacei del ciclo passivo?

Si può decidere di attuare il processo di conservazione sostitutiva durante il periodo di conservazione obbligatorio ai fini civili e fiscali

17 - L'emissione di fatture elettroniche comporta l'indicazione sul documento sia della Partita IVA che del Codice Fiscale del cliente?

18 - Quando un documento si considera originale unico?

L’originale unico è tale se non rientra nella definizione di originale non unico. Un documento si considera “non unico” quando è possibile ricostruirne il contenuto in base ad altre scritture di cui è obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi

19 - Il riversamento diretto comporta operazioni da parte del responsabile della conservazione?

No in quanto la rappresentazione informatica dei documenti non viene alterata. In questo caso è richiesto l’intervento del responsabile della conservazione sostitutiva che termina il processo con l’apposizione della firma digitale e del riferimento temporale

20 - Il riversamento sostitutivo comporta operazioni da parte del responsabile della conservazione?

Se il riversamento è relativo a documenti informatici sottoscritti o a documenti analogici unici è richiesto l’intervento del pubblico ufficiale che appone il riferimento temporale e la firma digitale per attestare la conformità rispetto agli originali

 
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