Conservazione Sostitutiva

Al procedimento è attribuito il nome “conservazione sostitutiva” perché inizialmente era pensato come sistema di conservazione sostitutiva alla tradizionale conservazione cartacea dei documenti.
Infatti, i documenti vengono digitalizzati attraverso il processo di scansione, archiviati e, a fine del processo di conservazione sostitutiva, distrutti.
Oggi, spesso, il procedimento è definito anche “conservazione digitale o a norma” perché sono diventati di uso comune documenti che nascono in forma digitale, come le fatture elettroniche, di cui non è consentita la stampa, ai fini della conservazione. Conservazione che pertanto deve avvenire direttamente in forma digitale.
È importante notare anche che il procedimento di conservazione sostitutiva prevede, come passaggio intermedio, l’archiviazione e l’indicizzazione dei documenti.
Pertanto, sarebbe opportuno pensare sempre alla dematerializzazione dei processi piuttosto che dei soli documenti.
ZEROcarta fornisce entrambe i servizi, di conservazione sostitutiva (vedi riferimenti normativi) e di archiviazione digitale.

I documenti:

La Conservazione Sostitutiva consente ai professionisti e alle aziende l’archiviazione digitale di fatture, libri e registri, stampe fiscali, cedolini paga, contratti, polizze, messaggi di posta elettronica certificata e molti altri ancora. Una valutazione completa, specie per documento non fiscalmente rilevanti,  va fatta caso per caso.

Il procedimento:

Il procedimento di conservazione sostitutiva varia leggermente in funzione del tipo di documento che si intende portare in conservazione sostitutiva.

  • Documenti analogici cartacei  che devono essere scansionati, eventualmente normalizzati, spinzati ecc., prima di procedere alla Coservazione Sostitutiva.
  • Documenti analogici prodotti da spool di stampa in forma digitale (per esempio, una fattura tradizionale in formato Pdf inviata al cliente come allegato di una mail).
  • Stampe fiscali prodotte da spool di stampa in formato digitale (vi sono condizioni particolari per il libro giornale).
  • Documenti digitali, come ad esempio i messaggi PEC (documenti che non possono essere stampati e archiviati in forma cartacea perchè perderebbero parte del loro contenuto e il valore del documento stesso).
  • Documenti digitali, come le fatture elettroniche o altri.

In particolare:

  • Per le fatture elettroniche destinate alla Pubblica Amministrazione proponiamo il Servizio Conservazione Fattura PA.
  • Per le fatture analogiche, attive o passive e documenti assimilabili, fiscalmente rilevanti o non rilevanti, proponiamo il Servizio Conservazione Standard.
  • Per le stampe fiscali (libro giornale, libro cespiti, registro IVA ecc..) proponiamo il Servizio Conservazione Stampe Fiscali.
  • Per i messaggi di posta elettronica certificata proponiamo il Servizio Conservazione messaggi PEC.
  • Per altri documenti, fiscalmente rilevanti o non rilevanti, proponiamo un Servizio Conservazione Personalizzato.
 
© ZEROcarta - All Rights Reserved - P.IVA/C.F. 05999100968